Vedtægter

Udførlige vedtægter kan opfattes som unødvendige, og det er de som oftest også i dagligdagen. Men i de situationer, hvor man pludselig står overfor uforudsete problemer eller konflikter, er det rart at kunne bruge de fælles spilleregler for foreningen.
Samtidig er vedtægterne det enkelte medlems mulighed for at sætte sig ind i og gøre brug af de demokratiske spilleregler, der er gældende for foreningen.
Vedtægtsarbejdet er ikke formålet med foreningsarbejdet, men kun et middel til at få det sat på skinner.
Alle overskrifterne skal i jeres vedtægter være en § for sig. Er der flere punkter under en overskrift, skrives de som stk. 1, stk. 2 osv.
Husk at kigge vedtægterne igennem af og til for hele tiden at være på højde med virkeligheden og dagligdagen.
Vedtægterne skal godkendes på den stiftende generalforsamling.

Vedtægterne kan indeholde følgende paragraffer:

  1. Foreningens navn
  2. Foreningens hjemsted og stiftelsesår
  3. Foreningens formål
  4. Medlemsskab
  5. Udelukkelse, karantæne og eksklusion
  6. Kontingent
  7. Regnskabsår
  8. Bestyrelsen
  9. Tegningsregler
  10. Generalforsamling
  11. Ekstraordinær generalforsamling
  12. Vedtægtsændringer
  13. Opløsning af foreningen, herunder anvendelse af overskud

Herunder kan I læse forklaringer på og kommentarer til de enkelte punkter.

§ 1. Foreningens navn
Foreningens navn og de eventuelle forkortelser, der tænkes anvendt for navnet, skal fremgå af vedtægterne.
Også evt. tilhørsforhold til hovedorganisation kan skrives her.

§ 2. Foreningens hjemsted og stiftelsesår
Dvs. hvor og hvornår foreningen er stiftet, og hvor den hører hjemme. Det kan f.eks. være den kommune, hvor foreningens aktiviteter og medlemmer bor, hvor formanden har adresse, eller hvor foreningens holder til, når den mødes. 

§ 3. Foreningens formål
Når foreningens formål formuleres, skal man tænke på, at det er relativt besværligt at ændre vedtægterne. I sin formulering af formål bør man derfor finde balancen mellem at fastslå formålet så præcist, at det giver et indtryk af formålet, og så bredt, at man ikke afskærer sig fra at lave en naturlig udvidelse af foreningens virke uden først at skulle ændre vedtægterne.

§ 4. Medlemskab
Foreningen er et aftalt fællesskab, og det er derfor vigtigt, at alle er klar over, hvordan man bliver medlem af foreningen, og hvad det kræver at være medlem af den pågældende forening.
Er foreningens primære medlemsform aktive eller passive medlemmer? Foreningen skal desuden være åben for alle, der kan tilslutte sig formålet, og der må ikke ske diskrimination på grund af etnisk baggrund, religion, politisk tilhørsforhold eller andre lignende forhold.
Foreninger hvor medlemskabet er betinget af køn, kan dog godt opfylde åbenhedskriteriet.
Nævn ligeledes hvis der f.eks. er en aldersgrænse for, hvornår man kan blive medlem af foreningen.

§ 5. Udelukkelse, karantæne og eksklusion
Der kan være tilfælde, hvor en persons opførsel strider mod foreningens tarv, eller hvor medlemmet blot ikke overholder de fælles spilleregler.
 
§ 6. Kontingent
Det er op til generalforsamlingen at beslutte, om der skal betales kontingentet, hvor meget det skal koste, og hvor ofte det skal opkræves. Fastsæt ikke kontigentetstørrelsen i vedtægterne, men lad det være en beslutning på generalforsamlingen.
En forening kan også have passive medlemmer.

§ 7. Regnskabsår
Regnskabsåret er den periode, som der evt. opkræves kontingent for, og som der udarbejdes regnskab for. Det er ikke et krav, at man følger kalenderåret, men meget praktisk, fordi regnskab i forhold til offentlige tilskud typisk aflægges i forhold til kalenderåret.

§ 8. Bestyrelsen
Den daglige ledelse varetages af bestyrelsen.
Af vedtægterne skal det fremgå, hvordan bestyrelsen vælges og for hvilken periode, de er valgt. Ligeledes skal deres kompetence og arbejdsområder beskrives.
Ingen medlemmer kan være født medlem af en bestyrelse, da det i så fald ikke længere er en forening med en demokratisk opbygning.
Alle bestyrelsesmedlemmer skal vælges på generalforsamlingen. På generalforsamlingen skal vælges minimum en formand, en kasserer og et antal bestyrelsesmedlemmer, f.eks. tre så bestyrelsen får et ulige antal medlemmer.
Der skal være en bestemmelse om, hvornår bestyrelsen er beslutningsdygtig. Det er almindeligt at sige, at min. fire ud af fem skal være tilstede, og at en af disse er formanden eller næstformanden.

§ 9. Tegningsregler
Foreningens tegningsregler fastlægger, hvem der udadtil kan binde (tegne) foreningen juridisk, f.eks. ved oprettelse af bankkonto eller ved indgåelse af købs- eller låneaftaler.
Det vil normalt være formanden eller formanden og et bestyrelsesmedlem, f.eks kassereren, men det kan også være mere udførligt specificeret i vedtægterne. F.eks. med en bestemmelse om, at foreningen kun kan optage lån under forudsætning af den samlede bestyrelses underskrifter eller efter generalforsamlingens godkendelse.
Som i så mange andre sammenhænge gælder det om at finde en balance, der sikrer mod misbrug og uhensigtmæssigheder, men som heller ikke gør det ufleksibelt og umuligt at lede foreningen i det daglige.
Under alle omstændigheder er det væsentligt at få diskuteret netop disse forhold grundigt igennem, inden vedtægterne bliver vedtaget. 

§ 10. Generalforsamling eller årsmøde
Generalforsamlingen (som i nogle foreninger hedder årsmøde) er foreningens øverste myndighed og alene af den grund bør det i vedtægterne være velbeskrevet, hvornår og hvordan den skal afvikles.
Generalforsamlingen er et møde, der ofte samler mange mennesker, og hvor der på kort tid skal ske mange vigtige ting. Al erfaring viser, at der let går kludder i det, hvis man ikke meget præcist har planlagt, hvordan sådanne store og vigtige møder skal indkaldes og forløbe.
Det er derfor vigtigt at vedtægterne tager højde for, hvornår generalforsamlingen skal afholdes, med hvilket varsel den skal indkaldes og hvordan indkaldelse skal ske - skriftligt eller ved opslag på aktivitetsstedet eller i en avis. Også hvem der har stemmeret, og hvem der er valgbare, d.v.s. kan vælges til bestyrelsen skal fremgå.  

Det vigtigt, at det af vedtægterne fremgår efter hvilken dagsorden generalforsamlingen skal afvikles, og hvordan man som medlem fremsætter forslag til behandling på generalforsamlingen.
Efter generalforsamlingen er det god foreningsskik at lade formand og dirigent skrive under på generalforsamlingens referat inden offentliggørelse for foreningens medlemmer.

§ 11. Ekstraordinær generalforsamling
Ud over den ordinære generalforsamling kan der være behov for en ekstraordinær generalforsamling. F.eks. fordi der i medlemskredsen opstår stor utilfredshed med bestyrelsen, eller - mere fredeligt - fordi bestyrelsen ønsker at høre medlemmernes mening i en vigtig sag.
Foreningsvedtægterne bør derfor også indeholde klare regler for afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling.
Forskellen fra reglerne om ordinær generalforsamling gælder specielt spørgsmålet om, hvem der kan indkalde. Typisk vil en ekstraordinær generalforsamling kunne indkaldes af enten bestyrelsen eller et bestemt antal medlemmer.
Dette antal kan udtrykkes ved et absolut tal eller en brøk. Jo større tal/højere brøk, desto vanskeligere vil det være at gennemføre en medlemsindkaldt ekstraordinær generalforsamling.
Ethvert ønske om indkaldelse til en ekstraordinær generalforsamling bør i de fleste tilfælde følges af bestyrelsen. Et sådan ønske er udtryk for en ansvarlighed for foreningen og dermed et engagement, som en bestyrelse ikke bør tilsidesætte, – det er jo medlemmernes forening og ikke bestyrelsens.

§ 12. Vedtægtsændringer
Vedtægterne er som tidligere nævnt foreningens spilleregler, og de bør derfor ikke kunne ændres efter en pludselig indskydelse eller uden at give medlemmerne mulighed for aktiv medvirken.
Den procedure, der skal følges i forbindelse med senere ændringer af vedtægterne, bør derfor klart fremgå af vedtægterne. Vedtægterne blev jo i sin tid vedtaget på en generalforsamling og kan derfor kun ændres på en generalforsamling.
Ved fastlæggelse af proceduren for vedtægtsændringer bør man overveje hvordan medlemmerne gøres opmærksom på, at spillereglerne overvejes ændret.
Dagsorden til generalforsamlingen bør derfor udførligt oplyse om, at der skal behandles forslag til nye vedtægter og i givet fald, hvad de går ud på.
Normalt gælder der relativt kort frist for indsendelse af forslag til behandling på generalforsamlingen. Går forslaget på, at vedtægterne skal ændres, bør man dog overveje en længere frist. Det kan være med til at skabe et godt grundlag for en grundig debat blandt medlemmerne forud for generalforsamlingen.
Endelig må det overvejes, om der skal være krav om, at mere end halvdelen af de fremmødte stemmer for forslaget, for at det kan vedtages (såkaldt kvalificeret flertal). Mange foreninger har en regel om, at der skal være 2/3 flertal blandt de fremmødte ved vedtægtsændringer.


§ 13. Opløsning af foreningen
Der kan være mange grunde til at opløse en forening. Måske er foreningens formål endelig opfyldt, medlemsgrundlaget er forsvundet, eller der er indtruffet andre uforudsete ting.
Hvis to eller flere foreninger ønsker at slutte sig sammen, er det enkleste at lukke hver af de gamle foreninger og oprette en ny fælles forening.
Det er naturligvis kun en generalforsamling, der kan opløse foreningen. En nedlagt eller opløst forening kan ikke genopstå, – det kræver stiftelse af en ny forening.
Vedtægterne skal i henhold til Folkeoplysningsloven tage stilling til, hvad der skal ske med foreningens formue og materialer i tilfælde af opløsning.
Generalforsamlingen kan træffe nærmere beslutning herom, men det skal fremgå af vedtægterne, at midlerne som minimum skal tilfalde et almennyttigt formål. Generalforsamlingen kan så beslutte det konkrete formål.
Det kan også være detaljeret fastlagt fra begyndelsen. F.eks. at foreningens midler tilfalder en hovedorganisation, stilles til rådighed for en bestemt type foreningsaktivitet eller et mere bredt begreb som f.eks. det kulturelle område. Blot skal det være et almennyttigt formål og ikke til enkeltpersoner.
 
Afslutning
Det skal fremgå, hvornår vedtægterne er vedtaget, ligesom dato for senere vedtægtsændringer skal påføres.

Regler og ansvar

Der gælder en række regler og retningslinjer for bestyrelsens ansvar, skatteforhold, forsikringer mm. Dem kan du læse mere om på Center for Frivilligt Socialt Arbejde i Odenses hjemmeside. Her er også forskellige publikationer om bla. fundraising, rekruttering og ledelse af frivillige.

Center for Frivilligt Socialt Arbejde i Odense
Ny forening